首页 | 生物物理所 | 中科院  
首页 部门简介 档案资源 规章制度 通知公告 业务指导 联系我们
现在位置:首页 > 档案管理 > 通知公告
 
中国科学院档案工作“十二五”发展规划
 

  

  档案工作是我院管理工作中的一项基础性工作,是我院各项工作活动的真实记录,是我院在各个时期发展的重要见证,更是我院的无形资产和重要资源。随着我院“创新2020”的启动与实施,我院档案管理工作面临着新的机遇与挑战。在新形势下,要求我院档案工作必须紧紧围绕和服务于我院科技创新、跨越发展的大局,“完整、准确、系统”地记录这一重要历史时期各项工作的发展过程。与此同时,作为我院整体档案管理工作特色的科技档案的管理,在我院实施战略性先导科技专项、建设“三类中心”(基础前沿科学中心、战略高技术研发中心、重大公益性科技综合研究中心)、建设区域创新集群的部署中,必然要求我们积极探索科技档案管理工作的新思路和新方法,这样才能更好地为我院科技创新、管理活动和人才培养提供支撑与服务。

  一、“十一五”工作回顾

  “十一五”期间,全院档案工作在各级领导的关心和支持下,经过全体档案工作人员的共同努力,取得了长足的进展,主要表现在:档案工作标准化建设顺利推进,档案管理规章体系初步形成;档案基础业务进一步规范,档案工作条件和环境得到改善,各级各类人员的档案意识有所增强,档案工作整体水平逐步提升,参加贯标考评的113个院属单位中,院一级单位52个、院二级单位55个、院三级单位6个;档案一期进馆工作顺利完成,馆藏档案167个全宗,约9万卷,为全院档案信息资源的整合奠定了基础;重点建设项目档案工作初步实现规范化管理,为工程项目的建设、运行与维修改造提供了支撑和保障;院机关1949-1980年档案数字化取得是显著成绩,形成184874件档案目录数据、1089622页档案图像数据,在移交中央档案馆的考评中获得了97分的高分;档案利用的深度和广度不断拓展,以院、所(校)庆典展览和史料编研为代表的档案信息资源开发利用工作,取得了一定的社会效益;档案培训工作有序推进,专、兼职档案人员的业务素质有了一定程度的提升。

  “十一五”期间,我院档案工作取得的成绩,为“十二五”档案工作的发展奠定了基础。但是,与我院科技创新活动的整体发展态势相比,还存在着一些亟待改善的问题。主要表现在:院档案工作的体制和机制还不完全适应我院科技创新、管理活动和人才培养等工作快速发展的要求;部分领导和科技人员对档案工作的认识还需进一步提高;档案人员配备不足、业务素质差参不齐、岗位变动频繁、职业发展空间狭小,全院档案管理队伍建设仍需大力加强;科研档案过程管理薄弱,完整反映科研过程的档案质量急需提高,科研档案资源的利用率逐年下滑;档案管理信息化建设、档案数字化工作远远落后于实际需求;院属各单位声像档案业务工作尚处于起步阶段等等。

  为完成新时期赋予档案工作的新任务,以《中国科学院“十二五”发展规划纲要》提出的各项事业的发展目标为出发点,按照《全国档案事业发展“十二五”规划》的要求和精神,结合我院档案工作实际,特制定“十二五”(2011年-2015年)期间中国科学院档案工作发展规划。

  二、“十二五”指导思想和发展目标

  (一)指导思想

  面向我院“创新2020”的发展战略,根据国家档案局关于“确保档案安全、加快业务创新、狠抓基础建设、激发队伍活力”的总体要求,以工作机制建设为基础,以管理队伍建设为保障,以基础业务建设为根本,以信息化建设为抓手,以利用体系建设为核心,努力建设工作机制合理、人员结构优化、基础业务规范、管理手段先进、利用方式便捷的档案管理工作体系,形成有力支撑我院各项事业发展的局面,全面提升我院档案工作水平与服务能力。

  (二)发展目标

  力争在“十二五”末,我院档案工作初步形成“五化”格局,即档案工作机制合理化、档案管理队伍职业化、档案基础业务标准化、档案资源管理信息化、档案利用服务便捷化。

  档案工作机制合理化

  通过档案工作运行机制的改革创新和不断完善,构建合理高效的档案工作体系,建立组织完善、职责明确、运行顺畅的档案工作网络,为我院档案工作健康、持续发展奠定基础。

  档案管理队伍职业化

  进一步完善档案人员评价考核体系,加强档案工作业务培训和专业研究,探索并推行档案人员持证上岗制度,培养一支专业化的档案管理队伍。到2015年,完成80%的全院档案人员轮训,档案管理人员持证上岗比例达到80%。

  档案基础业务标准化

  制定、修订中国科学院档案工作标准和各类档案建档规范,加强标准与规范的贯彻执行力度,实现全院档案工作各环节有序、规范运作。开展全院档案工作第二轮达标考核,到2015年,院一级达标单位比例达到60%,院二级达标单位比例达到40%;稳步推进院属单位1981-1990年档案二期进馆工作。

  档案资源管理信息化

  以ARP综合档案管理系统为技术支撑,以档案信息资源整合为突破口,到2015年,基本建成全院综合档案资源管理信息化平台。实现院机关、中国科学院档案馆与院属各单位综合档案管理系统的互联互通;全院ARP各系统中电子文件的直接归档率达到100%;全院一期进馆档案数字化达到90%;20个试点单位实现1981年以后纸质档案数字化;建成院机关声像档案库。

  档案利用服务便捷化

  在确保档案安全保密管理的前提下,依托全院综合档案资源管理信息化平台,到2015年,基本实现全院1980年以前可开放档案目录和档案图像数据的在线查询、浏览与下载,为全院各级各类人员提供方便快捷的服务。

  三、“十二五”主要任务

  1. 完善档案工作运行机制

  在坚持院监督指导、分院组织协调、院属各单位独立开展档案工作,中国科学院档案馆对进馆档案集中保管并提供利用的整体框架下,积极探索新形势下的院、分院、院属各单位良性互动、界面清晰、接口顺畅的档案工作运行机制,形成各级领导高度重视、各类人员归档意识增强、各种档案门类齐全、档案人员结构相对稳定的全院档案工作发展环境。

  院属各单位要根据本单位的学科特点及实际情况,进一步优化综合档案室(馆)的岗位设置和管理职能,形成综合档案室(馆)、管理部门和研究室(组)共同参与、以档案形成过程为主线的系统、高效运行的档案工作网络。院属各单位综合档案室作为档案管理工作的责任部门要切实履行对各种门类档案(文书档案、科研档案、大科学工程档案、基建档案、设备档案、声像档案、会计档案、著名人物档案等8类)的业务指导、监督检查、高效服务等管理职能,

  2. 建立档案人员评价考核和培训体系

  院属各单位应根据档案管理工作和本单位科技管理工作的特点,完善对本单位档案人员的评价考核体系,为档案人员的职业发展创造条件。院进一步加强档案工作业务培训,积极探索并推行档案人员持证上岗制度,特别是非档案专业档案工作人员的上岗培训与考核;以行政分会档案研究工作组和办公厅业务协作组为平台,建立并完善全院档案工作研究和档案专业培训的长效机制,不断提高档案人员的业务素质。

  3. 健全档案工作标准与规范

  按照“创新2020”发展战略的总要求,认真梳理、分析和总结我院已有档案工作的标准和各类档案建档规范,依据国家档案局相关规定的要求,特别是信息化环境下档案工作的新特点,健全和完善我院各门类档案管理的制度、标准和规范。制定《中国科学院国防固定资产投资项目档案建档规范》、《中国科学院战略性先导科技专项档案管理暂行办法》、《中国科学院档案鉴定办法》、《中国科学院电子文件归档与管理暂行办法》、《中国科学院纸质档案整理与数字化工作规范》、《中国科学院数字档案信息利用规范》;修订《中国科学院档案管理工作标准》、《中国科学院档案管理工作标准考核表》、《中国科学院声像档案建档规范》、《中国科学院院属单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表》等。

  4. 强化档案工作的监督检查

  在完善全院档案工作管理标准贯标升级申报和考评办法的基础上,组织实施全院第二轮达标考核,巩固第一轮达标考核的成果,促进全院档案工作各个环节与各项业务的规范化运作,进一步夯实全院档案基础业务工作。

  进一步加强对战略性先导科技专项、重大建设项目(重大科学基础设施工程、国家科技重大专项、国防固定资产投资项目、大中型基本建设项目等)的档案工作的全过程跟踪指导,组织做好档案验收工作,确保项目顺利通过国家验收,为工程项目的建设、运行与维修改造提供支撑。

  5. 推进全院档案进馆二期工作

  在总结全院档案进馆一期工作经验的基础上,院属各单位按照《中国科学院档案进馆办法》的要求,组织开展本单位各类进馆档案的鉴定与整理工作,确保1981年-1990年应进馆档案移交进馆。

  6. 建设全院综合档案资源管理信息化平台

  依托院“十二五”信息化发展规划中“信息化管理与决策支持工程”的实施,逐步对院机关、院档案馆、院属各单位综合档案室传统载体档案进行数字化和数据资源整合,建立“格式统一、数据规范、长期可读、有效共享”的档案目录数据库与图像数据库,基本建成全院综合档案资源管理信息化平台。

  在完善ARP系统已有电子文件归档与管理的标准和流程的基础上,确保ARP各系统中具有保存价值的电子文件及时归档。

  院档案馆完成一期进馆的167个全宗、900万页档案的数字化工作。

  按照申请、优选的方式,选择20个试点单位,完成试点单位1981年以后实体档案的数字化,一并向院档案馆移交实体和数字化档案。

  探索声像档案(照片、录像)整理、鉴定和数字化的业务标准和规范,完成院机关声像档案数据库和管理系统的建设。

  7. 落实档案安全保密措施

  按照档案实体保管的要求,严格执行档案安全和保密管理制度,完善档案库房安全设施,确保档案实体安全;加强全院综合档案资源管理信息化平台的安全防护与维护,严格执行信息安全和保密规定,做好数字化档案数据的异地异质备份,提高容灾及灾备能力,确保档案信息与数据安全。

  8.完善全院档案利用体系

  依托全院综合档案资源管理信息化平台,发挥院档案馆的中心和关键作用,建立信息化环境下的档案利用制度,简化档案利用程序,提高档案利用效率与水平。院档案馆加快整合全院进馆档案资源,依法向全院开放档案实体,逐步实现面向全院各级各类人员的全院数字化档案信息的远程共享与在线利用。

  院属各单位要切实增强档案资源开发能力与服务能力,加大档案资源开发利用的深度和广度,加强档案编研工作,开发、提炼档案信息产品,积极开展单位史志、组织沿革、工作年报、重要文件汇编、重要规章制度汇编等的编纂,充分发挥档案这一无形资产的重要价值,为我院科技创新等各项管理工作提供多层次、全方位的档案信息服务。

  9. 加强科技档案的研究工作

  从档案事业发展和我院科技创新活动的实际需要出发,积极探索我院科技档案工作的新思路和新方法,重点开展跨学科、跨领域的重大科技项目(如战略性先导科技专项等)档案工作的形成规律、管理模式、规范标准、归档内容、载体形式、开发利用等问题的研究,以一线档案工作实践带动科技档案的研究工作,在促进我院科技创新工作与档案业务工作紧密结合的同时,引领我国科技档案的研究和管理工作。

  四、保障措施

  1. 不断加强院属单位的组织领导

  院属各单位要建立健全档案工作领导责任制,明确本单位档案工作主管领导,并将档案工作列入单位的发展规划(计划)和领导议事日程,从人、财、物等方面给予条件保障,使档案工作与其它各项工作同步协调发展。

  2. 充分发挥综合档案室的基础作用

  院属各单位建立以综合档案室(馆)为中心,覆盖到各管理部门和研究室的档案工作网络,相关管理部门和研究室要积极支持、密切配合,强化并真正落实科技档案“四同步”的要求,将各类档案的建档工作落到实处,切实提高各种门类档案的“三率”(归档率、完整率、合格率)。建议各单位应至少配备1名专职档案人员,500人以上的单位应配备2名以上专职档案人员。

  3. 逐步完善档案工作考核评估

  院属各单位应积极探索本单位档案管理工作的评估考核办法,要将档案管理工作逐步纳入对各管理部门、研究室(组)的评估与绩效考核体系中;院积极推动院属各单位档案达标考核的结果,纳入院对各单位的整体评估体系中。

  4. 切实落实档案工作专项经费

  院及院属各单位要落实档案管理工作的专项经费,并纳入年度经费预算,以保证我院档案工作的顺利开展。

  5. 积极推进规划任务的实施

  院办公厅与院属各单位密切配合,组织制定本规划中主要任务的实施方案,落实人、财、物等资源保障,明确各项工作的责任单位、进度安排、考核标准、验收方式,确保规划提出的各项任务按时、保质完成。

  

中国政府网|科技部网站|财政部网站|人民网|新华网

版权所有:中国科学院生物物理研究所 2016 京ICP备05002792号 京公网安备 110402500011 号
地址:北京市朝阳区大屯路15号(100101) 电话:010-64889872
意见反馈联系人:马秋云 电子邮件:maqiuyun@moon.ibp.ac.cn