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中国科学院关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见
 

科发办字〔2014〕146号

来源:中科院档案馆时间:2014-09-22

  

  随着社会发展和科学技术的进步,档案工作涉及的领域更广阔、内容更丰富、需求更多样,档案工作的地位和作用也更加重要。面对新形势、新任务、新要求,特别是与科技创新和事业发展的态势相比,中国科学院档案工作还存在一些不适应的地方,亟待加强和改进。主要表现在:一些单位对档案工作重视不够,部分领导干部和科研、管理人员档案意识不强;对新形势下影响和制约档案工作的深层次问题,深入研究和有效解决不够,档案收集模式、管理手段、服务机制缺乏创新;档案工作在体制机制、队伍建设、条件保障等方面还不能很好地适应新的要求。

  为适应我院实施《“率先行动”计划暨全面深化改革纲要》的新要求,更好推动我院档案事业科学发展,更好支撑服务我院各项事业的改革创新发展,现就加强和改进新形势下档案工作提出如下意见:

  一、充分认识新形势下加强和改进档案工作的重要意义

  (一)认识档案和档案工作的重要作用

  中国科学院档案是我院各项管理工作和科研活动的真实记录,是我院各个历史时期的重要见证,是我院促进科技创新、提高科研实力、实现跨越发展的重要支撑,更是我院和国家的宝贵财富。

  档案工作是我院改革、创新和发展中不可缺少的基础性工作,做好档案工作是院属各单位、院机关各部门(以下简称各单位、各部门)的重要职责。加强和改进新形势下档案工作,对于支撑服务我院实施“率先行动”计划,全面深化改革,具有重要意义。各单位、各部门要充分认识做好档案工作的重要性,进一步增强做好新形势下档案工作的责任感和使命感。

  (二)明确新形势下档案工作的任务和目标

  新形势下加强和改进档案工作,要深入贯彻落实党的十八大、十八届三中全会精神,紧密围绕《“率先行动”计划暨全面深化改革纲要》,认真贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,改进和完善档案工作管理体系,建立健全科研活动和管理工作全覆盖的档案资源体系、服务科技创新的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系,推进数字档案馆(室)建设,加强人员队伍建设,全面提升我院档案工作水平与服务能力。

  二、改进和完善档案工作管理体系

  (三)完善统一领导、分级管理的档案工作体制机制

  我院档案工作坚持院所两级分级负责、统分结合的管理体制。院办公厅是全院档案工作的主管部门,院档案馆受办公厅委托,履行全院档案工作行政管理和业务建设职能;各单位、各部门综合办公室(综合处)是本单位、本部门档案工作的主管部门,综合档案室(馆)归口负责本单位、本部门各种门类档案工作。

  院、所两级要建立由综合档案室(馆)牵头、各方面共同参与的档案工作网络。

  各类机构调整撤并、设立新机构、建立非法人单元等新型组织以及部署新的重大项目,均应统筹考虑同步开展档案工作。

  (四)建立分工明确、各司其职的档案工作责任体系

  院档案馆要强化全院档案工作的统筹规划和监督指导。负责制定全院档案工作发展规划和工作计划;负责制定全院档案管理标准、业务规范和规章制度;负责全院档案工作的业务指导和监督检查;负责统筹规划全院档案信息化工作,推进数字档案馆(室)建设;依法集中接收、保管院属单位具有永久保存价值的各类档案,并提供档案利用服务;组织开展档案业务交流、人员培训等。

  分院负责根据全院档案工作总体部署,组织协调本地区档案工作,开展档案业务交流、培训活动等。

  各单位、各部门要加强对档案工作的组织领导,把档案工作纳入发展规划和年度工作计划,纳入领导议事日程,列入工作考核范围,并为档案工作的开展提供人、财、物和安全保密等条件保障;各单位、各部门要明确领导班子中档案工作的分工,确定档案工作主管领导,负责档案工作的统筹规划、协调指导,及时研究解决档案工作中的重大问题。

  各单位、各部门的档案工作主管部门及综合档案室(馆)要制订本单位档案工作的规章制度;集中收集、管理各类档案并提供利用;负责归档工作的业务指导;开展档案数字化、档案编研等工作,按规定向院档案馆移交档案。

  院非法人单元等新型组织和新时期部署的重大项目,由依托单位统筹负责档案工作,及时建立档案工作制度,明确专人负责档案工作,落实档案工作责任制。

  (五)建立健全档案工作制度

  全院要结合新时期档案工作的特点,及时制(修)订档案管理方面和业务方面的规章制度,5年内形成适应新形势新要求、相对成熟定型、覆盖档案收管用全过程的规章制度体系。加强对档案规章制度贯彻落实情况的监督检查,确保各项规章制度落到实处。

  (六)依法依规开展档案工作

  按照国家《档案法》和有关法律的规定,开展档案工作,强化法律意识,落实档案工作责任。将档案工作列入各单位、各部门工作考核的内容,依法加强对全院档案工作的监督指导,做到监督检查周期化、业务指导常态化。

  加强对国家科技重大专项、国家重大科技基础设施、战略性先导科技专项、军工固定资产投资项目、大中型基本建设项目等重大项目档案工作的全过程监督检查和业务指导,严格执行重大项目档案验收制度。

  (七)完善档案工作经费投入机制

  完善档案工作经费投入机制,按照预算编制和管理有关规定,科学合理核定档案工作经费,将档案馆(室)基础建设、数字化、信息化建设和管理、安全保密、编研、陈列展览、档案资料征集等工作经费列入经费预算,保障档案工作的顺利开展;加强对档案科研工作的支持。

  (八)加强档案工作的宣传与教育

  加强《档案法》和有关法律法规的宣传与教育,将档案内容纳入全院各级各类人员的教育培训范围,切实增强全员档案意识,形成各方面积极参与、共同支持的档案工作环境。

  围绕院中心工作,利用全院各级各类网站和新闻媒体,展示我院档案工作服务科研、支撑创新的措施和成绩;加强院、所两级档案网站建设,发挥档案宣传阵地的作用;与科普工作相结合,发挥档案在科学文化传播中的作用;加强档案工作国内外学术交流,不断提高我院档案工作的水平。

  三、建立健全科研活动和管理工作全覆盖的档案资源体系

  (九)加大档案收集归档力度

  强化档案工作与科研活动和管理工作的同规划、同部署、同落实,做到档案收集工作全面覆盖。要根据实际情况,细化各类文件材料的归档范围和保管期限表,建立健全档案接收审核制度,做到应归尽归、应收尽收。凡是应归档的文件材料(包括电子文件及照片、录音、录像等),要向综合档案室(馆)移交,任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。

  在成立新机构、新型组织,部署新项目时,及时建立档案工作制度,指定专人负责档案工作,确保建立档案与工作开展同步进行。院档案馆和院属单位综合档案室(馆)要重点加强对新机构、新型组织和重点工作、重大活动、重大项目等档案收集归档的业务指导,重视对电子档案和特殊载体档案收集归档的业务指导。

  (十)推进档案接收进馆工作

  科学规划全院档案接收进馆工作,调整优化实体档案的进馆范围,依法重点加强重要档案的接收工作,加强名人档案、声像档案、电子档案的接收。加强院属单位进馆档案的整理工作,积极推进院属单位进馆档案数字化工作。

  (十一)开展档案资料征集工作

  研究制定珍贵档案资料征集办法,围绕重大活动、重点工作、著名人物、重要成果等,加强档案资料征集工作;采用复制、交换、接受捐赠、接收寄存、有偿购买等多种方式,丰富全院珍贵档案资源。

  (十二)科学整合档案信息资源

  综合档案室(馆)集中统一管理本单位、本部门各种门类档案。对非法人研究单元等新型组织和新时期部署的重大项目,由依托单位综合档案室(馆)统一建立档案信息资源目录,推动档案资源的整合和高效利用。在机构改革、企业改制等过程中,有关部门要会同院档案馆及时规范档案流向,妥善进行档案处置,严防档案流失,对处置不善、造成档案流失的,依法追究有关单位和人员的责任。

  四、建立健全服务科技创新的档案利用体系

  (十三)创新档案服务形式

  严格按照《档案法》和院有关规定,开展档案鉴定工作,开放应开放的档案。依法做好档案查阅工作,改进查阅方式,简化利用手续,最大限度满足利用者需求;及时以数字化档案代替原件提供利用,对已实现数字化的档案原件妥善保管,一般不再提供利用;充分利用展览、网络、媒体等多种途径,提供多样化、常态化的档案服务。

  (十四)加强档案资源开发和共享

  深入研究各方面档案利用需求,尤其是科研人员的档案利用需求,主动开发档案资源,做好编研工作,加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发,通过报送或推介相关档案信息、编辑出版档案选编、举办档案展览等多种形式,为领导决策、科学研究等提供深层次、高质量档案信息产品。统筹规划建设面向全院的档案资源共享服务平台,充分利用信息化手段,促进全院档案信息资源共享。

  五、建立健全确保档案安全保密的档案安全体系

  (十五)加大档案安全保密检查力度

  建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系;建立健全并严格执行各项安全保密规章制度;加强涉密档案人员管理;定期开展档案安全保密自查,及时发现和排除隐患,严防档案流失、损毁和失泄密事件发生。

  院档案馆接受院安全保密部门的安全保密检查,并会同院安全保密部门,不定期对院属单位综合档案室(馆)进行安全保密检查,发现隐患及时督促整改。

  (十六)建立完善档案安全应急管理制度

  建立健全档案安全应急处置协调机制,制定档案安全应急管理制度和应急预案,将档案库房列入重点保护范围,确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置。

  (十七)切实改善档案保管保密条件

  严格按照国家《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求,做到面积达标、设施完善、功能齐全、节能环保;进一步提高档案库房的安全防灾标准,采用先进的安全保密技术、设备和材料,改善档案保管保密条件,确保档案安全保密。

  (十八)加强档案信息安全管理

  建立健全档案信息公开的保密审查制度,对涉密和内容敏感的档案进行严格审查,严防把涉密和内容敏感的档案传输到非涉密网上;加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理,按照涉及国家秘密的信息系统分级保护要求,严防文件、档案在传输过程中失泄密;对涉密档案、重要档案的存储介质进行检验和认证,确保长期可用。

  在档案数字化之前应做好涉密和内容敏感档案的挑选、鉴定、降解密工作,仍需继续保密的档案由本单位具有保密资质的职工进行数字化加工,无需继续保密的档案可委托外包;严格审核外包公司的保密资质,档案数字化过程中要加强监管和防范,严禁外包公司留存、外泄数字化档案信息。

  六、推进数字档案馆(室)建设,提高档案信息化水平

  (十九)制定数字档案馆(室)建设规划

  数字档案馆(室)建设包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设,由档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共同参与实施。根据国家《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》,遵循“资源为先、标准规范、整体推进、确保安全”的原则,统筹规划全院数字档案馆(室)建设,将数字档案馆(室)建设纳入本级信息化建设规划,与院、所信息化建设统一部署、同步实施。

  (二十)推进数字档案资源建设

  建立档案数字化工作的长效机制,开展存量档案数字化工作,力争2020年完成全院存量档案数字化工作;推进科研和管理活动中的原生电子文件和原始数据的移交接收常态化,确保收集齐全、真实有效;加快文件级档案目录数据库建设,科学整合全院数字档案资源,逐步建立全院档案大数据平台。

  (二十一)加强数字档案馆(室)硬件、软件建设

  在院、所两级已有的信息化设施设备的基础上,配置数字档案馆(室)建设所必需的设施设备,建设适应存量档案数据和增量档案数据管理的基础设施;开发满足数字档案馆(室)各项管理与服务需求的数字档案管理系统,使数字档案馆(室)建设与院信息化建设协调一致。

  (二十二)探索数字档案资源长期保存和知识服务的途径

  应用先进技术和信息化管理手段,保证数字档案资源的可靠可信和长期可用;对重要电子档案实行异地异质备份保管;探索数字档案资源知识组织方法和技术实现路线,逐步实现档案资源的知识服务和利用。

  七、加强人员队伍建设,提高档案工作水平

  (二十三)健全档案人员队伍

  逐步建设一支专业化、职业化的档案人员队伍。各单位应至少配备1名专职档案人员,500人以上的单位应至少配备2名,并根据工作实际需要适当增加。专职档案人员应为档案专业或本单位相关学科本科以上学历人员,加快推进全院非档案专业人员持证上岗制度。

  (二十四)稳定档案人员队伍

  逐步将档案人员纳入专业技术职称系列,为档案人员职业发展创造条件;结合实际情况,将档案工作纳入专、兼职档案人员岗位职责,建立激励与约束并重的工作考核机制,调动档案人员工作的积极性;关心和支持档案人员工作,保持档案人员队伍的相对稳定。

  (二十五)提升档案人员业务水平

  院档案馆要制定档案人员继续教育规划,开展多种形式的业务交流和学术研讨,逐步提升档案人员的业务水平。各单位应支持档案人员参加继续教育、专业培训、交流学习等。

 

 

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